你必须知道的10条时间管理秘诀

文 / 爱惠顾
2019-05-07 17:13


你必须知道的10条时间管理秘诀

最近和朋友们聊天,发现大家很容易出现这样的状态——明明一天没做什么事,也睡够7个小时以上,但感觉好累,始终萎靡不振,随时躺下就能睡着。

而且这种累不只是身体上的,心理也相应地并不好受,总感觉揣着点事。

其实这种情况,大多源于不会安排时间。

这种累,不仅因为平时手忙脚乱被琐碎小事缠身,总是一件刚解决完又来一件,也是因为无所事事虚度光阴而产生的焦虑和愧疚感。 身体与精神同时带着枷锁,又怎么不会累。

我也是开始进行时间管理后,才从这种状态解脱出来。

看了不少有关提高效率的书籍,也用了大大小小十几种时间规划方法,还顺着排行榜连着下载效率app,终于摸索出一套自律方法。

最近复盘一天日常,甚至想为自己点赞。

12个小时里,完成了14项5种不同方向的工作。成就感早已打败耗费时间的愧怍。

所以今天我根据自己的经验,总结出这十点时间管理心得,希望能给你一点启发。

你必须知道的10条时间管理秘诀

你必须知道的10条时间管理秘诀

不要过分精细地做日程表

这是我在进行时间管理上跌过跟头才学会的事。

或许很多人都见过名校学霸们的日程表,以半小时为单位,满满当当列满一天。于是我们会想,是不是如果我们也这样严格自律,就能像他们一样不浪费时间。

这就错了。

开始时间规划前最重要的一点,是明白进行个人日程管理是为自己优化日常服务,而不是逼自己为“消耗时间”服务。

每个人都有自己的节奏,学霸们也是按照自己的可接受度安排一天。

如果我们直接套用对方的进度为自己一天塞进过多的事,那么很容易出现两种情况:

要么是你没法完成自己安排的事而产生焦虑自责,要么是在你设定完日程后,就会产生一种欺骗性的满足感,这就是拖延症的开始。

所以我一般在规划我的一天时,会以2-4小时为一个单位分为几大块整体,比如写作工作,沟通工作,休闲娱乐等等。

我也会在工作时间之后固定安排休息时间,作为给自己努力工作的奖励,也是放松大脑不让它超负荷运转。

在做计划时,我们还需要给自己留出30%以上的空白区域,作为突发事件的备用时间。因为计划难免会被工作、生活临时增加的事打断,所以为了避免后续计划受影响,留白很重要。

你必须知道的10条时间管理秘诀

列出四格象限做事,分步骤完成。

将任务细分成数个小目标再一一完成,是我控制时间消耗的秘诀。

因为事件太过庞大,很容易产生畏难情绪,而小目标通常耗时短,产生成就感强,所以化简为繁非常有效。

我通常会将划分的小目标以四格象限分类(注意了,我的象限和别人的有些不同):

以紧急程度、难易程度、是否需要合作、耗时长短四个角度来衡量,分为:

“不重要简单需要沟通耗时短”、“重要困难独立完成耗时长”、“不重要困难独立完成耗时长”、“重要简单需要沟通耗时短”

我会选择从最简单、耗时短、需要沟通的事开始做,因为沟通其实是不可变量,如果在进入工作状态时被另一间工作打断,再进入状态又需要花时间。

所以我会有意识减少需要处理繁琐事项,最后完成需要独立工作的困难任务。这样遵循了80/20法则,再没有外界打扰的情况下,以20%的时间,完成80%的效率。

你必须知道的10条时间管理秘诀

不要总想着“等到X点再开始做”,可以改成“做完这件事就奖励自己什么”。

举一个很简单的例子。

假如现在是下午两点三十七分,你有一个方案需要在今天之内完成,而你现在正在做一些和正事无关的事情,比如刷微博——你会不会很容易想到,“不如就三点开始做吧”。

这种心理暗示的问题在于,你其实是想给自己一个缓冲和准备的时间,但很难有人真的每次都在预想的时间点开始做正儿八经的事情。

你可能从三点拖到三点半,又从三点半拖到四点,最后真正开始做的时候,可能已经到晚上了。

所以我给你的建议是,在确定要做的那一瞬间,马上开始做,不要再给自己其他的准备时间。

拖延很多时候就是这样,你需要的是“马上开始做”,而不是用其他借口搪塞自己。

不过在开始之前,你可以告诉自己,完成之后奖励自己什么,比如半小时休息,比如打一盘游戏,这样会更有奔头。

你必须知道的10条时间管理秘诀

剔除一些不必要的事务,摆脱瞎忙的状态。

曾经我也有一段时间觉得自己忙得没有尽头,但也不是完全没做时间安排,回头看才发现, 我把太多的时间浪费在一些无关紧要的事情上,比如一些冗长而重点不明的会议, 一些可有可无的饭局等等。

导致到最后,又忙又累,却没有做出自己满意的东西。

其实在时间管理上,也要学会“断舍离”。

面对一些累赘的事情,你选择的不应该是“把它放到后面做”,而是直接从任务清单里划掉。

你必须知道的10条时间管理秘诀

保持专注。

有同事和我分享过她的时间安排,一般上午用来处理一些沟通方面的零散的工作,下午留出整段的时间来写作,这样能基本保持有不被打扰的、专注的时间。

除了可以给自己留出不被打扰的时间之外,在进行一整段工作的时候,可以考虑把手机放在离自己比较远的地方,不要在一整段工作还没结束的时候用手机,这样会非常影响工作时的专注度。

你必须知道的10条时间管理秘诀

利用碎片化的时间。

关于这一点,你应该在其他地方也读到过了。

但我想重点告诉你的是,碎片化时间的利用,不能直接照搬别人的经验。

比如听说别人在上班的路上听完了一百多期音频课程,但你在地铁上其实被挤到无法呼吸,这段时间根本没办法利用起来。

你需要根据自己的时间安排,确定真正可以利用起来的碎片化时间,比如你习惯在早晨洗漱的时候打开公开课、在午休之前看看行业资讯等等。

最重要的一点是,在开始利用碎片化时间之前,同样需要给自己定一个明确可实现的目标,比如一周内读完一本书,这样会更高效。

你必须知道的10条时间管理秘诀

合理使用闹钟,可以给你附加自我驱动力。

我们上学时都有上课铃下课铃来提醒学习与放松,而日常生活工作,自己给自己设定闹钟也同样如此。

因为在多年的学生生活中,铃声唤醒已经是刻入我们习惯的应随反应。

所以闹钟会给我们一种紧迫感,让我们明白自己现在最需要做的是什么,还剩多少时间。即使没有马上响应去做,也会给心理造成一种积极的焦虑,只有完成任务才能除去。(这点对于自律性不强的人很适用)

你必须知道的10条时间管理秘诀

学会及时复盘。

在结束一天的工作之后,及时对当天的时间进行复盘。

主要关注自己在哪些工作上花费了比预估更多的时间,分析原因并且给自己提出优化的方案:比如是因为它本身耗时需要更多、还是自己的工作方式出了问题。

如果有一些事情可以简化步骤,同样也可以在复盘的时候标注出来,之后改进。

你必须知道的10条时间管理秘诀

你必须知道的10条时间管理秘诀

背景BGM很重要。

环境可以影响一个人的工作状态。在做不同的事时,我会给自己播放不同的背景音乐。

工作的时候听没有激烈节奏和鼓点的轻音乐、钢琴曲或是白噪音,因为没有人声或高音调节奏吸引注意力,音乐营造的氛围可以帮助你更快速进入状态。

而在自我安排的休闲时间里,我会听一些节奏明朗,振奋人心的音乐,这样我可以迅速从疲惫状态中走出,恢复精力,进行下一段日程。

你必须知道的10条时间管理秘诀

时间管理不仅需要我们调整心态,生活各个方面都是相辅相成的。

根据你自己的生物钟安排起床入睡时间,在精力充沛的时段安排大部分重要工作,在精力减退的时间安排休息或运动,这样时间管理才是对你有效的,而不是一个“紧箍咒”。

同样,调整饮食结构,多食用升糖低的食物,会让你有足够饱足感,大脑供血更足,思维更清晰。

而保证规律运动,会提高你的新陈代谢水平,调动你全身细胞工作,你就会越来越感到精力充沛,也不会出现整天睡眠不足的情况。

布置你的工作区域也很有必要,在特定的环境下,你会更容易进入你现在想进入的状态。