核心职场技能,分享有效落地的GTD时间管理经验和9款工具

文 / 江焕勇
2018-01-16 22:09

我真正开始使用GTD的方法、工具来做时间管理,大概有半年的时间,试用了多种方法和不下20种工具。最终,我用了3个步骤,4款工具来管理自己的时间,总体感觉还不错。

1、保持用工具自动记录和分析自己时间的习惯

这个原因也很简单,你得找出自己时间管理的习惯,分析其中的问题。即使你使用了不少的时间管理工具,比如清单、GTD、番茄,但实际的时间流逝,没有数据,你可能还是不太清楚地知道自己的时间陷阱。。

主要的工具有两类,三个,类别一是手动记录时间的应用,推荐的工具有两个Atimelogger和timetrack.io,类别二是自动记录时间的应用,推荐使用RescueTime.

Atimelogger和timetrack.io两款应用都是一家公司(aLoggers, LLC)的产品,都是APP应用,区别只在一个交互方式的差异。

1、Atimelogger。使用手工的方式添加使用时间的一些事件,并能生成可视化的报告,供用户分析。

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手工添加时间使用的账目

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生成可视化的报表

2、Timetrack.io。功能和Atimelogger相同,交互方式上有差异,应该是人际交互更友好,输入更少。

看下图,录入一个时间消费事件时,Atimelogger是录入的形式,而Timetrack.io是点击开始、停止来记录,友好很多。

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3、RescueTime。自动记录时间使用记录的工具,这是我自己实际使用的工具。

与前两者不同的是,RescueTime是一款自动记录使用记录的全平台工具,可以监控电脑上的操作,也可以监控手机上的操作。当然RescueTime不能自动记录或手工记录除使用电脑和手机之外的事件。这款个人时间分析工具,可以显示时间使用清单,帮助分析和提高效率。核心职场技能,分享有效落地的GTD时间管理经验和9款工具根据记录的事件,它会显示详细的图表分类报表(如下图),显示你花了多少时间在哪些应用程序和网站上,比如,看网页,打开Office、使用app应用。

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2、使用GTD方法,无焦虑和压力地处理事务

在特定时间内,高效处理事务,比较好的方法是GTD(Get Things Done《搞定》)。GTD是一套完成多个事务任务,消除事务繁多、大脑信息过载而产生的压力和焦虑的方法。主要包括5步:

1、收集。就是将所有能想到的未尽事宜统统罗列出来,放入一个inbox(收集箱)中,GTD中称为称之为清空大脑。收集的关键将记忆从内部转向外部 。

2、整理。inbox中的事务需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。

整理的方法是按照是否可以付诸行动来划分为两类:

(1)可以行动的,如果可以两分钟内完成,就立即行动完成它,两分钟内不能完成的,进入GTD第三步也就是组织;(2)在对于不能付诸行动的事务,将其分类为参考资料、日后可能处理任务(等待清单)以及垃圾类。

3、组织。组织是GTD方法的核心步骤。

(1)对参考资料的组织。主要就是一个文档管理系统。

(2)对下一步行动的组织。分为:下一步行动清单,等待清单(委派他人完成的)和未来/某天清单(延迟处理,或者没有确定具体日程的)。

下一步清单经常涉及到任务分解,如果是这样,很多的GTD工具都需要有项目、情境、目标以及对任务的分解(子任务)。

组织实际是对任务的分类和日程安排,尽管GTD建议按上面的方式对任务进行分类,实际的应用工具会针对需求做更灵活的处理。比如Todoist的组织方式就是下面这样的。

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4、执行。按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

在实际执行中,经常使用一些辅助性的工具,比如番茄时钟、目标和习惯养成工具等。

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5、回顾。回顾是GTD中的查检步骤,一般每周回顾与检查所有清单并,整理更新清单,同时,与第一步结合起来进行收集和整理未来一周的计划工作。

符合这一方法的工具很多,比如苹果上有名的工具Onimifocus、Things3等。但这些工具操作很复杂,不容易上手,这两个优秀的工具都是在苹果ios上的应用,用起来不是很方便。

我实践过,觉得可以推荐使用的工具有:

1、Todoist - 比较简易的GTD工具。这个工具非常简洁,也是GTD工具中很有口碑的一款应用。

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2、Doitim:功能比较完整,接近于things,但免费版的功能有很多限制,需要pro版才能实现全平台的同步。

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3、训练专注度

有了经整理组织的任务清单之后,在任务执行环节,即时启动和保持专注度就变得重要起来。这方面,最好的方法是番茄工作法。番茄工作法包含三步:计划、执行和回顾。

完整支持番茄工作法的软件非常多,使用了好几款之后,最终选择番茄土豆。

1、番茄土豆

这款应用时全平台同步的应用,支持番茄工作法,也支持简单的任务清单(不支持完整GTD的作业)。

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还支持保持专注的一些方法,比如,手机屏幕向下开始计算番茄时间等。

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2、习惯养成【布谷布谷】。

能将番茄工作法与习惯养成结合起来的,有一款ios上的应用【布谷布谷】

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这一款产品有番茄时间,同时将番茄时间对应的技能进行计时累计,设定目标习惯。这一点有点像种子习惯。

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总之,用了大半年的时间记录、GTD事务管理法、番茄工作法,效果还不错。

这是我的时间管理经验,如果觉得不错,请点赞、留言、分享给你的朋友呗。

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