时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

文 / 文化螺丝钉
2018-01-08 14:40

纵观古今中外,但凡有所成就的人,都很重视对时间的高效利用。

马云就曾在演讲中说过:

时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

你也许不知道,腾讯之父马化腾经常晚上十二点后下班、创业教父李开复一天工作十六小时、新东方创始人俞敏洪一工作就是十几个小时……

现代管理大师彼德·德鲁克有这样一句话:时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。

鲁迅先生也曾说过:哪里有天才,我只是把别人喝咖啡的工夫用在工作上。

所以,可以肯定地说,时间管理,是通往成功之路的必备条件。

在设计这个课程之前,我们收集了一些用户关于时间管理的想法。



时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

我也看了问卷结果,很多都能感同身受。而且,也感到时间管理涉及到的问题还挺多的。

是的。不过,在解决具体问题之前,我们先要明白一个最为根本的认知问题。



时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

如果将时间比作一间屋子,让你通过一些手段来提高这间屋子的价值,你会怎么做?


时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

一般而言,有两个方向:一是提高做事的效率,二是去做更有价值的事。

提高效率就是把它塞得更满,而提高含金量,就是往里面放更值钱的东西。

有很多时间管理的课程都在教如何提高效率。其实,在时间管理上,除了追求效率,更要考虑价值以及二者间的平衡,才能让时间的收益最大化。

时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

这个公式,揭示了时间管理的本质:找到高价值的事,并高效完成。

想一想吧:做有价值的事,却没有效率,好比千里马被变成了蜗牛,望着远方一步一挪;效率很高,所做的却是无价值的事,好比夏天的知了,鸣叫不知疲倦,只是徒增吵闹。

现实中,便有很多人常陷“低价值”或“低效率”的泥沼里不能自知或自拔,终日碌碌,却无所为。

想要改变这一点,我们需要先树立对时间管理的正确认知。

下面我们来看三个故事,体会一下不同的时间管理带来的不同的结果。

案例分析

小任的一天(1)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。

时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走过来打断了他。

任哥,我们去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。

小任看了看 PPT,觉得时间还早,可以开完会再接着做。

好,我拿下笔记本。

一个小时后……

终于开完会了!唔……刚刚这页PPT我是打算怎么写来着?

小任忘了之前的思路,又开始重新构思PPT框架。这时,同事小何又走了过来。

任哥,刚刚我把我们讨论的结果和李总汇报了下,然后他说让你把早上交给你的资料都复印几份。

小任急忙起身,整理好资料后跑到复印机。不巧的是,复印机又卡纸了,小任找到王工帮忙解决,修完打印机后才把资料复印好。这样一上午忙忙碌碌,很快就到了吃午饭的时间了,PPT的框架还没搭好。

案例总结(1)

可以说,小任在时间管理上几乎是空白的,他的工作状态是“随波逐流型”:出现什么新任务,就立马去完成。

这样的工作状态,会容易让自己的工作被打断。每次打断都会分散自己的注意力,导致效率的降低。而且,什么事情都做,其实相当于没有抓住工作的重点。花费大量时间在打印文件这件事上,也是很不明智。

随波逐流型的人,看似很忙很积极,但细究起来还蛮可悲的。

嗯,我也体会到了,看上去虽然忙忙碌碌,但实际上并没有多少工作成果。

是啊。假如小任有一定的时间管理能力,我们来看看他会怎么做。

案例分析

小任的一天(2)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。——假如小任有一定的时间管理能力,我们来看看他会怎么做。

接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走过来打断了他。

任哥,一起去会议室讨论下给客户的方案吧,就是昨天签的那个客户。

小任看了看 PPT,心想自己已计划早上起码要完成PPT 的框架搭建和素材整理,估计还要一个小时。

嗯,这个方案是需要下班前提交的是吧?我目前手头还有一项工作还要1个小时左右。我们十一点十分开会,然后下午确定最终方案,可以吧?

你可以把想要讨论的问题和重点先标出来,到时侯效率更高些。

好的,我过会找你。

小任继续做PPT。过了一会,李总来电。

小任啊,早上给你的资料,你都复印几份,送到我办公室。

好的,什么时候要?需要几份?

明天见客户要用的,4份就行。

明白了,下班前给您送过去。

小任在便利贴上记下这个任务,继续做ppt。

早上十一点,小任已经初步确定了 PPT内容框架;十一点十分去开完会后,他顺便将资料复印完成。

案例总结(2)

小任在时间管理上已经做得很不错了,他的工作状态是“高效率导向型”:对于任务的优先级有自己的判断标准,且懂得怎样应付临时任务,以保证各个任务都能高效完成。

这样的人能快速地完成任务,在同事和上司的心里树立起有能力的职业形象。

感觉第一个案例和第二个案例遇到的事情差不多,但有无规划,便导致了两人的结果大大不同。



时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

是的。第二个案例中,小任具备了一定的效率和价值思维,但主要侧重于提高效率。

我觉得我能做到这样,就很不错了。

其实,如果能更深刻地理解时间管理思维,小任还能做得更好。

案例分析

小任的一天(3)

早上9点,部门的新晋管理者小任准时地来到公司,便收到李总的通知,让他做一份介绍公司的PPT。——假如小任能更深刻地理解时间管理思维,我们看看他会怎么做。

接到任务后,小任并没有马上做 PPT,而是先思考了几个问题。

小任的思考(1)

1.目前公司的业务侧重点在哪?目前的战略规划如何?

2.我的部门在公司业务中扮演着什么角色?我可以怎样帮公司达成目标?

通过思考,小任得到了两方面的价值。

思考的价值

1.在构思介绍公司的PPT时,他可以站更高看更远,思路也更清晰:公司目前在做什么;以后会做什么;PPT中,哪些要说,哪些不说,哪些是重点,哪些只要提一下即可……

2.在制作PPT时,可以结合公司内容,思考自己部门的发展方向。有了这些思考,制作PPT的时间可以一箭双雕,即完成了工作任务,又完成了作为新晋管理者一些必要的思考。

(想)好,明白了,现在回到任务上:李总需要我做一份介绍公司的PPT。

从这个任务入手,小任又给自己抛出了下面几个问题:

小任的思考(2)

这份PPT是为什么而做?

会用于什么场景?

目标受众是哪些人?

如果可以,我要怎样做得更好?

第一个问题,可以让小任在构思PPT时,确保核心方向;中间两个问题,则让他可以确定演讲的调性和表达方式;最后一个问题,能激发发散思维,产生灵感。

(想)好,那我先写个任务清单。

小任的任务清单

1.和李总简单沟通,确认PPT确切的目的、受众以及和公司发展的关联;

2.如果需要,询问相关人员以及收集相关资料,整理成PPT的素材;

3.完成上面两个步骤后,开始制作PPT,并在构思阶段和李总确认。

接到任务后,小任就在网上下载了PPT 的模板,开始制作。过了一个小时,同事小张走了过来。

任哥,一起去会议室讨论下给客户的方案吧。

我想,我们现在的提案还没和客户沟通过,没有充分了解客户的想法,有被否决的风险。

老朱说他明天会再次拜访那个客户。如果先让老朱去了解下客户对这些提案的想法,我们在确定具体提案时就更有针对性了。

所以我们可以把初步方案中的思路提取出来,再将一些关键的点整理成一个问题清单,让老朱明天和客户碰一下。

等明天拿到客户反馈,我们再开讨论会议。

嗯嗯,你说得对,我先去给老朱准备一份清单。

小任很明白,方案不仅要为客户创造经济效益,更要能满足客户需求。所以,他想到在确定具体方案前,最好和客户再沟通下。这其实和他做PPT 时的考虑是相似的——站在更高的角度思考“价值”。

小任继续做PPT。过了一会,李总来电。

小任啊,早上给你的资料,你都复印几份,送到我办公室。

好的,什么时候需要?几份比较合适?

明天我见客户要用的,4份就行。

好,下班前给您送过去。

小任考虑到这件事比较机械,便委托了部门的实习生阿美帮忙,下午再请她喝咖啡。

小任专心制作PPT,到11点50的时候,就完成了初稿。

(想)还有10分钟,就提前想想明天老朱可能会带回来什么反馈吧,然后下午再完善一下PPT。

小任的思考(3)

老朱带回的反馈有哪几种可能?

这几种结果发生后,分别需要对方案做怎样的调整?

最糟糕的情况是什么?万一发生了,如何应对?现在可以提前准备吗?

小任思考完毕后,将想法记录在了笔记本上,就到了中午12点了。

案例总结(3)

这个案例中,小任的时间管理更上一层,他的工作状态是“高价值导向型”:接到任务后,不会马上执行,而是先理清任务背后的目标和价值所在,并提前预测未来的一些变化,然后做对任务最有价值的一些事。

这样的工作习惯,不仅可以让你事半功倍,而且还能让你成为所在团队的主心骨。

好吧,我改口,果然有很大差距。

猜到你会这么说了。对比第2个案例,现在的小任具备了效率和价值思维,因为他不断深入思考如何创造更多“价值”。

下面,让我们总结一下3个案例:



时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

所以,提高单位时间内创造的价值就是要追求双高:高价值X高效率。

不过,这个思路是适用于职场的吧。我和几个成了妈妈的闺蜜聊天时,她们说每天都很忙,而且感觉每天都没创造多大价值。这种情况,要怎么破?

这就涉及到如何在保证完成日常事务的同时,去追求高价值的目标。

我们先来看一个故事。

随堂讲解

吉田医生的故事

时间管理的本质:拒绝低效,掌握时间的秘密,告别瞎忙和无所事事

吉田穗波是一名妇产科医生,目前有五个孩子。她写过一本书,叫《吉田医生哈佛求学记》,分享了她如何兼顾工作、生活、家庭、学习的时间管理方法,也记述了一段带着孩子留学哈佛并拿下学位的经历——在外人看来,这几乎是一项不可能完成的任务。

每个人每天都只有24个小时,那她是如何做到的呢?下面谈谈几个点。

(一)

提前规划时间:尽可能将大段的时间用于自我成长。

首先,吉田医生会把每月、每周、每日的计划列出来,按时间段的长度来分类,把整段时间尽可能地用来学习。

她把整理出来的时间段,根据时间的长度,分别以“大石头、小石头、沙子”命名分类。

因为她知道,如果把时间比作一个罐子,为了让罐子的容量充分发挥价值,就要先装最有价值的大石头,然后再放入小石头和沙子。

反过来,如果没有时间规划,先往罐子里装满了小石头和沙,那就很难再装进最有价值的大石头。

除了做好时间规划,吉田医生还用委托的方式为自己争取时间——她请家政分担家务琐事,用钱买时间——这也是一种规划。

(二)

想方设法利用零碎时间:越是没有时间,越要高效利用时间。

吉田医生说:如果是一分钟或者两分钟的时间,一天里到处都是。

这些时间,被吉田医生一点一滴地积累起来,就会由少变多、聚沙成塔,使时间价值最大化。

她在上洗手间时,晾衣服时,收拾餐桌时,也会不停地动脑筋,思考论文要怎么写、邮件要怎么回等等。而且,她还在家里贴满了英语单词,可以随时见缝插针地背几个。

另外,吉田医生抗干扰能力也特别强。

准备考哈佛的时候,吉田穗波每周末都去图书馆学习,三岁的大女儿跟丈夫在绘本专区玩,她背着一岁的二女儿,在阅览室做题库。

但二女儿不可能让她乖乖背一上午,不是手舞足蹈,就是咿咿呀呀。因为担心吵到旁人,她只好拿着单字卡,在图书馆走来走去,分散女儿的注意力。

好不容易二女儿安静了,马上换大女儿跑来说肚子饿,她就要出去买饭团或面包,然后带孩子到公园去吃。

所以,吉田穗波的“周末图书馆学习之旅”总是断断续续的,但她没有放弃,总安慰自己“有进步就好”,周末本来就应该陪孩子,能读个两三页很该庆幸了。

在这样的磨砺下,吉田医生反而锻炼出能快速进入专注状态的能力,让学习更有效率。

虽然励志,不过感觉这样做事有点乱,各种事情交替进行,还混杂在一起。

嗯,是有些哈。所以,下面就要谈到第三点:

(三)

坚定地去做有价值的事情:学会在时间不充裕时,接受不完美。

轻松愉悦地达成目标,确实美好,但不现实。时间管理这条路上,需要付出很多辛劳,而我能做的,是陪你前行,给你指导,帮你少一些辛劳,多一些美好。

回到她的故事前,先抛个问题:假设你已为人父母,答应孩子晚上八点到家,但有一场你很想参加的读书会是在7点到9点举行。你,会去吗?

如果是我的话,还是不去了,毕竟已经跟孩子承诺了。

你和多数人的想法是一样的,掉入了“非正即反”的思维惯性里。

吉田医生也曾碰到这个问题,不过,她是这么做的:

吉田医生的做法

先参加40分钟的读书会,到7点40再回家。

吉田医生坚信:有40分钟的收获,比完全没去强太多了!

她说,工作、家务、带娃,每个人都会给自己打分,标准也不尽相同,但妈妈们可以进行区分,除了必须达到的目标,其他可以试着稍微降低标准,不必事事满分。

对于宏大的目标,不要拘泥一次完成,需要将观念转化为“不彻底,不充分也可以”“小规模也行”。

正因为这样的观念,她会坚定地去做有价值的事情,在时间不充裕时,接受现实的不完美。

从吉田医生的故事中可知,需要同时管理多方面的时间时,与高标准地完成目标相比,更重要的是平衡。

而这个平衡,是需要在行动中达成的。分享一句话:



“生活就像骑单车,想保持平衡则必须努力前进。”老师,我喜欢爱因斯坦的这句话。

老师,说实话,上面谈到的那些方法我觉得并不难,因为大部分的之前就已经知道了。

嗯,这些方法确实不难。不过,你有没有想过,为什么你不能将这些方法一直坚持下去?

这……还真没细想过这个问题,往往是头几天很热心,然后就慢慢地冷下来了。

其实,这涉及到时间管理的最为基础的条件——行动力。

很多人管理不好时间的原因,不是因为不知道什么是高价值的事,而是拖延着不去做,或去做了也是三分钟热度。

如何启动并维持行动力,是我们能否打破拖延的负循环,建立起行动的正循环的关键所在。

明天,我们就会谈谈如何跨出时间管理中最基础的一步:高效行动——助你建立起行动的正循环,打破拖延怪圈。