华为时间管理的4件法宝

文 / 方先森课表
2017-10-15 18:24

华为时间管理的4件法宝​解决问题的前提,是界定问题。华为时间管理培训的第一部分,就是让受训者清楚了解时间管理的两大误区:

误区一:工作缺乏计划

华为的时间管理培训指出,大量的时间浪费来源于工作缺乏计划,比如:没有考虑工作的可并行性,结果使并行的工作以串行的形式进行;没有考虑工作的后续性,结果工作做了一半,就发现有外部因素限制只能搁置;没有考虑对工作方法的选择,结果长期用低效率高耗时的方法工作。

误区二:不会适时说“不”

华为人认为,“时间管理当中最有用的词是‘不’。”人们组织工作中最常见的一种情况就是不会拒绝,这特别容易发生在热情洋溢的新人身上。新人为了表现自己,往往把来自于各方的请托都一一不假思索的接受下来,但这不是一种明智的行为。

量力而行地说“不”,对己对人都是一种负责。首先,自己不能胜任请托的工作,不仅徒费时间,还会对自己其它工作造成障碍。同时,无论是工作延误还是效果无法达标,都会打乱请托人的时间安排,结果“双赢”。

所以华为一向强调,接到别人的请托,不要急于说“是”,而是分析一下自己能不能如期按质得完成工作。如果不能,那要具体与请托人协调,在必要的时刻,要敢于说“不”。

华为时间管理的4件法宝

掌握“时间管理”的4大法宝

虽然有道“成功地界定问题就已经解决了问题的一半”,但如果没有切实可行的解决方案,困境还是不会改变,据华为员工小宁介绍,华为对于时间管理有4大法宝:

法宝一:以SMART为导向的华为目标原则

华为的时间管理培训指出,目标原则不单单是有目标,而且是要让目标达到SMART标准,这里SMART是指:

具体的(Specific)。这是指目标必须是清晰的,可产生行为导向的。比如,目标“我要成为一个优秀的华为人”不是一个具体的目标,但目标“我要获得今年的华为最佳员工奖”我算得上是一个具体的目标了。

可衡量的(Measurable)。这是指目标必须用指标量化表达。比如上面这个“我要获得今年的华为最佳员工奖”目标,它就对应着许多量化的指标——出勤、业务量等。

可达到的(Attainable),这里“可达到的”有两层意思:一是目标应该在能力范围内;二是目标应该有一定难度。小宁说“一般人在这点往往只注意前者,其实后者也相当重要。目标经常达不到的确会让人沮丧,但同时得注意:太容易达到的目标也会让人失去斗志。”

相关的(Relevant)。这里的“相关的”是指与现实生活相关,而不是简单的“白日梦”。

基于时间的(Time-based)。“基于时间”就更容易理解了,它是指目标必须确定完成的日期。在这一点上,华为的时间管理培训指出,不但要确定最终目标的完成时间,还要设立多个小时间段上的“时间里程碑”,以便进行工作进度的监控。

法宝二:关注第二象限的华为四象原则

根据重要性和紧迫性,我们可以将所有的事件分为4类(即建立一个二维象限的指标体系),它们分别是:

第一类是“重要且紧迫”的事件,例如:处理危机、完成有期限压力的工作等。

第二类是“重要但不紧迫”的事件,例如:防患于未然的改善、建立人际关系网络、发展新时机、长期工作规划、有效的休闲。

第三类是“不重要但紧迫”的事件,例如:不速之客、某些电话、会议信件。

第四类是“不重要且不紧迫“的事件,更直接的来说是”浪费时间“的事件,例如:阅读令人上瘾的无聊小说、收看毫无价值的电视节目等。

华为时间管理培训指出,第三象限的收缩和第四象限的舍弃是众所周知的时间管理方式,但在第一象限与第二象限的处理上,人们却往往不那么明智——很多人更关注于第一象限的事件,这将会使人长期处于高压力的工作状态下,经常忙于收拾残局和处理危机,这很容易使人筋疲力竭,长此以往既不利于个人也不利于工作。

员工小宁说:“我在进华为之前,以及在华为的初期,也是一个关注于第一象限事件的人,那时候感觉很糟,天天加班,而且工作质量也不尽人意。后来我转换了关注的方向,发现整个感觉都改变了。这主要是因为第一象限与第二象限的事本来就是互通的,第二象限的扩大会使第一象限的事件减少。而且处理时由于时间比较充足,效果都会比较好。人也更有自信了。”

华为时间管理的4件法宝

法宝三:赶跑时间第一大盗的华为韵律原则

日本专业的统计数据指出:“人们一般每8分钟会收到1次打扰,每小时大约7次,或者说每天50—60次。平均每次打扰大约是5分钟,总共每天大约4小时,也就是约50%。其中80%(约3小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟,总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据,可以发现,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,按8小时工作制算,这占了工作时间的68.7%。

华为也明显认识到这一点,在许多员工的笔记本的页头,赫然用红笔写道“打扰是第一时间大盗”。为了解决这个问题,华为提出了自己的时间管理法则——“韵律原则”,它包括两个方面的内容:一是保持自己的韵律,具体的方法包括:对于无意义的打扰电话要学会礼貌地挂断,要多用打扰性不强的沟通方式(如e-mail),要适当的与上司沟通减少来自上司地打扰等;二是要与别人的韵律相协调,具体的方法包括:不要唐突地拜访对方,了解对方的行为习惯等。

法宝四:执著于流程优化的华为精简原则

“崔西定律”是指:“任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个志向步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程。”

绝大多数华为员工是标准的“崔西定律”的拥护者,无论对于个人工作的流量,还是部门的工作流量,都是“能省就省”。分析工作流程的网络图成为他们的工作爱好之一,每一次能去掉一个多余的环节,就少一个工作延误的可能,这里意味着大量的时间的节省。

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