时间管理没效果?因为需要管理的不是时间,而是你的心智和行动

文 / 伍小五在学习
2017-09-05 16:22

在时间管理的各大门派中,GTD是广受欢迎的一派。GTD是Getting Things Done的缩写,这套方法的创始人是戴维·艾伦(David Allen),他在2001年的时候开始写了一系列的书,风靡至今。

GTD认为,一个人没有效率是因为精力无法集中,精力无法集中,是因为太多事务占据你的大脑,你需要一直考虑该怎么样做这些事,从而分散了精力。

当你在做一件事情的时候,总想着下一件事怎么做,其实已经失去效率了。

所谓高效率,其实就是一心一用,在做一件事情的时候,专心致志做这件事,把与此无关的信息都清空掉。

时间管理没效果?因为需要管理的不是时间,而是你的心智和行动

你无法在物理上将时间从1分钟变成2分钟;你无法改变事情本身;你对事情分轻重缓急,其实是你的主观的判断。

所以,时间管理的本质,是管理你的行动和心智。

因此,想要高效率,就要先清空大脑,将事情的安排储存在大脑以外的地方,明确下一步的具体行动,当做事情的时候,只管采取行动,不需要分心事情的安排,只关注结果。

GTD的执行有五个核心步骤:收集、清理、组织、回顾、执行。

时间管理没效果?因为需要管理的不是时间,而是你的心智和行动

图片来源:褪墨时间管理 http://www.mifengtd.cn/articles/buildi

1.收集

首先,将你要做的所有事情,都收集到一起,这些收集的对象称为“材料”。材料包括实物资料和脑海中的想法。

实物资料包括写了安排的记事本、便利贴,各种文件资料,将它们全都集中放在一个地方;脑海中的想法,包括你的工作安排、自己想要完成的事,则全都列出来写在一张纸上。

尽可能穷尽所有的事情,因为这一步的目的是为清空大脑做准备,如果没有穷尽脑海中安排的事情,就会让这些事情分散了精力。

2.清理

对收集的事项,一项一项的处理。这里的处理,不是马上着手做,而是对这些事做进一步判断,明确这件事的下一步行动是什么。

处理的原则是一次处理一个事项,只出不进,已经处理过的事项永远不要拿回来重新处理。

具体做法:当你面对一个事项时,先判断是否需要行动,比如,是否需要联系某个人?是否需要填一份表?是否需要上网搜索材料?等等。

如果什么事都不需要做,这个资料一般可以分为三类,垃圾,参考资料,待酝酿的事务。

对于垃圾,比如一些以后都用不上的文件资料,可以直接扔掉。

对于参考资料,就是那些你认为将来可能有用的,它们统一放在一个文件夹里,无论是实物的还是电脑上的文件,以备需要时查找。

对于待酝酿的事务,就是那些暂时不知道怎么做的,或者现在可以做可以不做的事,将它们记录在备忘录上,或者放在一个叫“将来某时/也许”的文件夹中,以后可以不时回顾这些事项,然后根据情况将它们一一实践。

上面是事项不需要行动的处理方法,如果事项需要采取行动,该怎么做呢?

需要采取行动的事项具体又分为三种情况:

立即行动。如果一件事情能在两分钟之内完成,就立即行动,把这件事情做了,然后这件事就可以了结了。

委派他人。这件事可交代别人去做,这件事的下一步是他人的职责范围,那么,你将这类事交代出去以后,要统一放在一个地方,做好交代日期的记录,并及时跟踪进度。

延迟处理。这类事情有两种情况,一种情况是,规定了具体时间去做,比如星期五早上9九点参加会议,你只需要将这个安排记录在日程表上,如果是日程安排的软件,还可以设置提醒,到时候执行就可以。

另一种情况是待办事项,即没有明确时间要求,越早完成越好的事。对于这种事,需要进一步的处理,下面详细讲。

时间管理没效果?因为需要管理的不是时间,而是你的心智和行动

3.组织

经过上面的步骤,不需要行动的材料已经清理掉,可以立即执行的已经完成,有明确执行日期的事项,则已经放到日程表上,现在剩下的,就是那些需要延迟执行的待办事项。

(1)明确下一步具体行动

对于这些事项,要明确下一步行动具体要做什么。所谓下一步行动,就是可以执行的步骤。

比如,你有一项任务是“发布会预演”,但是这个表达很模糊,你应该问自己,你在整个发布会项目中,负责哪个部分?是联系场地、媒体和嘉宾,推演发布会流程,还是检查设备与物料?

一个公式:下一步行动 = 时间+做什么事 + 关键人

如果你负责的是发布会流程,那想想看下一步应该做什么,然后把上面公式套进去:

  • 流程做好了吗?做好了

  • 发布会谁去讲?领导

  • 和领导过一遍流程了吗?还没有,下一步应该要过流程了

  • 什么时候做?明天上午 9 点

那么,你就可以改写任务为:明天上午 9 点(时间)和 领导(关键人)过发布会流程(做什么事)

然后,这件事就可以放入日程表,到时候执行就可以。

(2)进行分类处理

处理这些代办事项的最好方法,是根据情景进行分类。

所谓情景,就是你在做一件事时的条件或者地点。

比如,可以将事项分为以下几类:

  • 电话

  • 在电脑旁

  • 在办公室

  • 在家

  • 外出事宜

  • 议事日程(需要和别人讨论商量的事情)

  • 阅读/回顾(平时收藏留待以后再读的文章资料)

将所有需要打电话处理的事情,都放在“电话”清单中,将所有需要用电脑处理的事情,都放到“在电脑旁”清单中,如此类推。

当你在电话旁的时候,打开“电话”清单,对照上面的事项处理就。同理,“在电脑旁”、“在办公室”、“在家”、外出事宜”也是一样。

“议事日程”里放的是那些需要和别人沟通的事情,比如,你今天要去见某人,你打开议事日程清单,看看有没有需要和他商量的事情,或者需要告诉他什么事情。

“阅读/回顾”放的是平时收集到但当时没有时间看,但需要进一步阅读的资料。这些资料很容易被遗忘,所以要专门分类,找时间处理。

4.回顾

上面的步骤,是一个动态的系统,你需要不时回顾检查,让你对自己的任务心中有数。

首先,不时查看日程表,这样可以知道需要进行哪些工作。

然后,根据情景查看清单。如果你在电话旁,就查看“电话”清单,看看有没有电话需要打;如果出外办事,就查看“外出事宜”清单,确保在外面把需要办的事情办妥,免得忘了做某事来回跑。

再次,及时更新你的系统。接到什么新任务,马上按照上面的流程,将这件事放到合适的地方,安排执行。

最后,做每周的回顾。在一个星期抽一天时间,对这个星期的任务进行检查,看是否有遗漏;看是否有需要收集的新任务,马上将其纳入系统中处理;浏览下周的事项安排,如果不合适可以做出调整;自己有什么新想法,可以收集记下来。

总之,回顾的目的是为了及时清空大脑。

时间管理没效果?因为需要管理的不是时间,而是你的心智和行动

5.执行

上面列出了处理各种事项的流程和方法,但是,具体到某个时间上,当有几个任务同时出现的时候,如何判断先做哪件事?

可以参考四个标准:情景、有多少时间、有多少精力、重要性。

情景。在任何时候,你首先考虑的,是你在这个条件下,你手头上掌握了什么资源,能做些什么事。在不合适的地点或者手上缺乏必要的工具,你没有办法完成某些任务,那么这些任务是不用考虑的。

这个跟上面构建情景清单的思路是一致的。

有多少时间。选择行动的第二要素是你掌控时间的长短。目前这个任务要耗费你一个小时,但是你在15分钟后必须要开会,那么,你可以选择一段比较长的没有打扰的时间再完成这个任务。

有多少精力。当你充沛,思维活跃的时候,处理有难度的工作;当你精神疲惫的时候,处理诸如整理文件、收拾桌子的杂事。

重要性。对于你而言,什么事情是重要的?除了一些你不得不先完成的工作,你还要思考,自己的责任、目标、价值,从各个层面,找出自己认为重要的事情。这通常是一个主观的判断。

结语

很多人热衷时间管理,也尝试很多方法,但是很难找到凑效的。表面上看是因为没有做到坚持,其实是没有将这个方法内化为自己能接受的行动。

内化意味着要不断实践、不断思考和调整,直到它很适合你,你做起来很自然。

GTD这套方法其实不难上手,但是,需要有效的执行,让它发挥作用,的确需要一段时间的适应和调整。

参考书籍:

[美] 戴维·艾伦 ,《搞定I:无压工作的艺术(最新版)》,中信出版社

文章图片来源:

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